TechCodeview

MS Excel, även känd som Microsoft Excel, är en mycket använd programvara i de flesta företag eller företag världen över. Den tillhandahåller olika verktyg, funktioner och funktioner för att göra denna programvara lönsam för globala företag inom olika områden. Därför, för att lära oss och korrekt organisera data med hjälp av Excel, måste vi känna till definitionen och grunderna för denna kraftfulla programvara.

Den här artikeln diskuterar definitionen av MS Excel och dess grunder för att hjälpa oss att bli bekanta med denna kraftfulla programvara.

Definition av MS Excel

Per definition, 'Microsoft Excel är ett kalkylprogram skapat av Microsoft som använder tabeller för att registrera och analysera numeriska och statistiska data med formler och funktioner'.

Med enkla ord är MS Excel ett kraftfullt kalkylprogram som ingår i Microsoft Office och används främst för att registrera data i tabeller. Den består av flera rader och kolumner, som kan användas för att mata in data. Programmet anses vara användbart för olika uppgifter, såsom att beräkna veckokostnader, göra lönebesked, bokföra och interaktivt sortera/filtrera data efter olika kriterier.

MS Excel historik och releaser

MS Excel är ett av de äldsta kalkylbladsprogrammen och har gått igenom flera uppgraderingar och korrigeringar. Detta kraftfulla kalkylprogram släpptes ursprungligen 1985 för Macintosh-baserade system. Senare släpptes den för andra populära plattformar, inklusive Windows.

som uppfann skolan

Följande tabell visar listan över alla versioner av Excel som hittills släppts för Macintosh:

Följande tabell visar listan över alla versioner av Excel som hittills släppts för Windows:

Det är viktigt att notera att excel version 4.0 ingick som en del av Microsoft Office Suite i Office version 3.0. Sedan dess har Excel kontinuerligt uppgraderats med Office-paketet.

Funktioner i MS Excel

Under startdagarna spelade Excel en avgörande roll för att utföra olika finansiella operationer för företagen, inklusive bokföring och registerföring. Den har dock fått flera uppdateringar över tiden, vilket vanligtvis hjälpte till att göra Excel till ett måste-ha-program för affärsprocesser. Den senaste versionen av Excel kommer med ett brett utbud av funktioner.

Några av de väsentliga funktionerna i Microsoft Excel inkluderar följande:

Sidhuvud och sidfot: Precis som Word-dokument kan vi även använda en sidhuvud/sidfot i våra excel-dokument. Den finns på toppen och botten av varje sida i ett kalkylarksdokument.

Hitta och ersätta: MS Excel låter oss hitta önskad data, såsom text eller siffror, med hjälp av sökfunktionen i kalkylbladet. Dessutom kan vi även ersätta befintliga data med anpassade uppdaterade data.

Lösenordsskydd: Genom att använda lösenordet kan vi skydda vår excel-arbetsbok från obehörig åtkomst. Denna funktion hjälper oss i slutändan att hålla vår data säkrad.

Datafiltrering: Datafiltrering är ett snabbare sätt att hitta och fortsätta arbeta med en delmängd av data i ett valt område. Datafiltreringsfunktionen är praktisk och kommer med alternativ för AutoFilter och Advanced Filter.

Datasortering: Med hjälp av datasorteringsfunktionen kan vi ordna data i excel-kalkylblad i vissa logiska ordningar. Excel tillåter oss vanligtvis att sortera data på olika sätt, inklusive stigande eller fallande ordning.

lista över religioner

Inbyggda formler: MS Excel innehåller ett brett utbud av formler som vi kan använda för att utföra enkla till komplexa beräkningar. Vissa grundläggande formler inkluderar summan, subtrahera, multiplicera, dividera, medelvärde, minimum, etc.

Uppdatering av data i realtid: I excel använder vi olika funktioner för att beräkna värden och få önskat resultat. Om vi ​​ersätter några befintliga värden med de nya, uppdaterar Excel automatiskt resultaten i motsvarande celler.

Infogning av diagram: En av de framträdande funktionerna i Excel är tillgången till olika diagram, såsom cirkeldiagram, stapeldiagram, linjediagram och mer. Dessa diagram kan ibland göra en enorm skillnad i analys och jämförelse av data.

Utöver vanliga kalkylbladsfunktioner ger Excel även programmeringsstöd genom Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), möjligheten att komma åt data från externa källor via Microsofts Dynamic Data Exchange (DDE).

Användning av MS Excel

MS Excel används ofta för att organisera data och utföra enkla till komplexa beräkningar för att få utdata för finansiell analys. Det föredras i nästan alla affärssektorer och på företag från små till stora.

Trots detta används den också för att hantera utgifter och andra databaserade saker för hemkrav. Det är inte fel att säga att användningen av MS Excel är nästan oändlig. Olika människor använder denna kraftfulla programvara enligt deras behov.

Några av de viktigaste användningsområdena för MS Excel listas nedan:

• Datainmatning
• Datahantering
• Finansiell analys
• Finansiell modellering
• Bokföring
• Tidsplanering
• Task Management
• Programmering (VBA)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Kartläggning, grafer och rapportering

I synnerhet är Excel ett krav för all data som behöver organiseras.

Excel-gränssnittet

Gränssnittet för excel är enkelt och kan lätt förstås. Detta är viktigt för att förstå det primära gränssnittet för att börja arbeta med det.

Följande bild visar alla huvudsektioner i Excel, inklusive formelfältet, raden, kolumnen, cellen, kalkylbladsfliken, etc.

Låt oss kort diskutera alla termer som visas i bilden ovan:

Cell:Skärningspunkten för en rad och kolumn kallas en cell. Excel innehåller flera celler i ett kalkylblad. Varje cell identifieras av en unik adress som bildas genom att kombinera två tecken, såsom bokstaven i en kolumn och numret på en rad.Rad:En rad är ett horisontellt utrymme i en tabell som används för att registrera data. Excel innehåller flera rader i ett kalkylblad. Varje rad har ett unikt nummer, från 1.Kolumn:En kolumn är ett vertikalt utrymme i en tabell som används för att registrera data. Excel innehåller flera kolumner i ett kalkylblad. Varje kolumn har en unik adress som representeras av en bokstav, med början från bokstaven A.Arbetsblad:Ett excel-kalkylblad hänvisar till området av rader och kolumner, som tillsammans bildar en tabell. Vi kan lägga till önskade diagram, former och andra objekt som stöds till kalkylbladet. Det kallas också för ett kalkylblad eller ark.Arbetsbok:En excel-arbetsbok hänvisar till huvudfilen som innehåller kalkylblad och relaterade objekt.

Grunderna i MS Excel

Vi måste känna till grunderna i MS Excel för att börja arbeta med det. Följande är några grundläggande saker att lära sig:

Öppna en MS Excel

Att öppna MS Excel är det första vi måste veta för att arbeta med det. Det kan finnas olika sätt att öppna en MS Excel, till exempel:

primär nyckel sammansatt nyckel

• Vi kan öppna den genom att dubbelklicka på dess ikon direkt från skrivbordet om den är installerad med standardinställningarna.
  
• Vi kan öppna den genom att dubbelklicka på dess namn från Start-menyn, som ges i MS Office-mappen.
  
• Vi kan använda funktionen 'Windows Search' och ange texten 'Excel'. Det kommer att visa alla filer och program med detta namn som finns på datorn. Således kan vi dubbelklicka på dess namn under programmen för att öppna den.
  

Det är viktigt att notera att MS Excel måste vara installerat på maskinen, och då är det bara vi som kan öppna den. Om vi ​​inte hittar programmet med hjälp av stegen ovan betyder det att systemet inte har någon Office-svit.

Öppna ett kalkylblad

När vi har öppnat MS Excel kommer den att be oss gå vidare. Mer specifikt visar den flera brickor från vilka vi kan välja den önskade och börja arbeta med den. Om vi ​​vill börja arbeta från början kan vi välja brickan 'Blank Workbook' och starta ett svart kalkylblad.

Dessutom, om vi har en befintlig excel-fil och vill arbeta med den, kan vi klicka på 'Öppna andra arbetsböcker' från det nedre vänstra hörnet. Efter det kan vi hitta filen med hjälp av filutforskaren och dubbelklicka på den. Den befintliga filen kommer att öppnas omedelbart.

Arbeta med bandet

Bandet kallas den centrala kontrollpanelen för Excel. Detta kraftfulla verktyg finns överst i fönstret efter att vi öppnat Excel.

Vi kan göra nästan allt i excel från bandet.

slf4j vs log4j

Ett band innehåller flera flikar, som Hem, Infoga, Sidlayout och mer, och varje flik består av antalet knappar för att bearbeta olika kommandon i Excel. Det bästa med dessa knappar är att om vi placerar en muspekare på vilken knapp som helst, talar den om för oss vilken uppgift den kommer att göra.

Bortsett från detta tillåter excel oss att anpassa bandet enligt vårt val. Vi kan dölja/visa och infoga nya kommandon i enlighet med detta.

Hantera arbetsbladen

En annan utmärkt egenskap hos Excel är att Excel-arbetsböckerna kan ha flera kalkylblad. Vi kan hantera olika kalkylblad i arbetsboken direkt från botten av fönstret. I en standard 'tom arbetsbok' kan vi se ett enda ark med namnet 'Sheet1'.

För att infoga fler arbetsblad kan vi använda en plus (+) tecken, som anges bredvid arknamnet. Dessutom kan vi Högerklicka på dess namn för att visa antalet andra alternativ relaterade till ark. Vi kan klicka på dessa alternativ för att hantera arbetsbladen därefter.

Ange data

Att ange data i Excel är ett av de grundläggande stegen. Även om det är det första steget som vi behöver utföra i Excel för att börja arbeta med data, är det ganska enkelt och nästan enkelt.

För att ange data kan vi välja den specifika cellen och börja trycka på knappen från tangentbordet i enlighet med detta. Trots detta kan vi också kopiera, klipp ut och klistra in data i Excel från andra program. Utöver detta kan vi också importera data från andra filer.

Excel tillåter oss att använda text, siffror, symboler och andra tecken som krävs för datainmatning.

Utföra beräkningar

Det är en annan stor funktion i Excel att vi kan utföra olika beräkningar på våra data. Att utföra grundläggande beräkningar i Excel är så enkelt.

java tecken till sträng

Vi kan använda matematiska tecken mellan data, och resultaten kommer att tillhandahållas automatiskt. Till exempel, om vi matar in = 4+5 i någon av cellerna och tryck på Enter-knappen, kommer cellen att visa värdet 9 , vilken är summan av 4 och 5. Dessutom, om vi väljer en viss cell, visas den ursprungliga formeln (vad vi än har angett i den cellen) på formelfältet.

På ett annat sätt kan vi också använda cellreferenserna och infoga de matematiska operationerna mellan dem. Detta kommer också att erhålla motsvarande resultat. Anta till exempel att vi anger 4 i cell A1 och 5 i cell B1. Nästa, vi går in = A1+B1 i cell Cl. Genom att göra detta, cell C1 visar summan av värden som ges i cellerna A1 och B1.

På samma sätt kan vi utföra andra aritmetiska beräkningar i Excel.

Använda funktioner

Att få resultat med hjälp av excel-funktionerna är en av de väsentliga uppgifterna, och det kan minska arbetsprocessen i viss mån.

I synnerhet tar de flesta funktioner/formler uppsättningar av tal som indata och ger motsvarande resultat. Låt oss diskutera detta med ett enkelt exempel:

Anta att vi anger 4 i cell A1 och 5 i cell B1. Därefter anger vi = SUMMA(A1;B2) i cell C1. Genom att göra detta, cell C1 visar summan av värden som ges i cellerna A1 och B1.

Excel har ett brett utbud av värdefulla funktioner. För att se olika funktioner kan vi navigera till fliken 'Formler' och välja den specifika kategorin därifrån. Excel visar alla funktioner som stöds i den specifika kategorin.

När vi väl har bekantat oss med funktioner kan vi ange likhetstecken (=) i cellen och skriv startar valfri funktion i den. Sedan visar Excel automatiskt motsvarande funktioner och deras syntax. Vi kan välja funktionen och gå vidare enligt syntaxen.

Sparar vårt arbete

När vi har gjort vårt arbete måste vi spara det i en fil. Om vi ​​stänger Excel utan att spara det kommer vi att förlora vårt arbete. Det enklaste sättet att spara en excel-fil på en dator är att trycka på ett kortkommando 'Ctrl + S'. När vi trycker på den här genvägen kommer excel att be oss välja ett filnamn och platsen för att spara den.

Vi kan också klicka på 'Spara' knappen som finns på 'Snabbåtkomstverktygsfältet'. Den här knappen hjälper oss också att spara temporära data i en befintlig fil.

Viktiga punkter att komma ihåg

Det finns många avgörande saker som vi måste veta innan vi börjar arbeta med excel. Några av de viktigaste sakerna att komma ihåg är listade nedan:

• Excel tillåter oss att använda ett brett utbud av kortkommandon för att göra vår arbetsprocess snabbare. Vi måste använda excel-genvägar och öka produktiviteten i vår arbetsprocess.
• När vi vill dela en excel-fil med någon, och det inte behövs ytterligare redigering, måste vi spara en fil i pdf-format. Det här formatet är inte lätt att redigera, vilket gör data säker från obehörig inmatning. Vidare är pdf-formatet också mest känt för utskriftsändamål.
• Excel tillåter oss att använda olika filtillägg. Men varje tillägg har sina användningsområden. I synnerhet är XLSX-tillägget standardformatet för Excel-filer när det inte finns några VBA-makron i den.
• Om excel-filen har stora mängder data (vanligtvis mer än 10 MB) måste vi använda tillägget XLSB. Det är snabbare och kompatibelt med alla funktioner, formatering och till och med VBA-makron. Det här formatet kanske inte stöds i andra kalkylprogram.
• Eftersom excel stöder VBA-programmering får vi inte öppna en excel-fil som tagits emot från otillförlitliga källor eftersom den kan innehålla några sårbara koder.
• När du sparar en excel-fil med kommandot 'Spara som' måste vi vara försiktiga; Annars kan vi av misstag ersätta filen med den ursprungliga. På så sätt kan vi ibland förlora viktig data.