Microsoft Excel är en av de äldsta och mest använda kalkylbladsprogramvaran. Mjukvaran har fått många uppgraderingar över tid, inklusive stöd för nya tillägg eller filtyper som har kommit upp med tiden. Varje ny tillägg har helt olika funktionalitet och användning. Därför bör vi känna till de olika tilläggen som oftast används i Excel.
I den här artikeln diskuterar vi vanliga filtillägg som används i Excel. Innan vi diskuterar Excel-filtillägg, låt oss först förstå definitionen av ett filtillägg.
Vad är ett filtillägg?
En filtillägg hänvisar främst till ett suffix som lagts till i slutet av datorfilen (ett objekt som innehåller informationen, data eller kommando) för att definiera filtypen. I allmänhet innehåller ett filtillägg två till fyra tecken. Dessutom separeras tillägget från filnamnet med hjälp av en punkt (.)-tecken.
Till exempel har en fil med namnet 'Example.docx' filtillägget '.docx', vilket indikerar en Word-dokumentfil.
Varför spelar Excel-filtillägg betydelse?
Det finns ett brett utbud av filtillägg. Varje tillägg ger den nödvändiga informationen om filtypen. Varje tillägg har en specifik roll, och vi måste känna till tillägget för att öppna en fil med rätt typ av programvara. Inte alla filtillägg stöds med alla program. På så sätt kan Excel-filtillägg hjälpa oss att veta mer om filtypen och vilken typ av data den innehåller, dvs:
- Oavsett om det inkluderar VBA (Visual Basic for Applications) eller makron,
- Om filen är en mall,
- Om filen är sparad för en äldre version av Excel,
- Om filen är sparad med den allmänna äldre versionen,
- Om filformatet är binärt eller ett XML-dokument, etc.
Alla dessa detaljer kan erhållas med filtillägg. Varje tillägg har ett beskrivande namn, vilket hjälper oss att identifiera syftet eller tekniken för vilket motsvarande tillägg används. Vi kan också ordna/organisera olika typer av filer i olika kataloger efter att ha känt till deras filtillägg.
Excel filtillägg
Även om Excel har en mängd olika filtillägg som stöds, diskuterar vi några av de betydande tilläggen nedan:
np.linspace
XLSX-tillägg i Excel
XLSX-tillägget är standardtillägget av Excel när det inte finns någon användning av makron i den. Detta tillägg är baserat på XML och används främst för Excel 2007 och Excel 2010. Före Excel 2007 var standardfiltillägget för Excel XLS. Efter att ha introducerat XLSX-tillägget reducerades filstorleken drastiskt jämfört med XLS. På grund av detta blev nedladdning och delning av filerna mycket enklare än tidigare.
Bortsett från detta är XLSX en tillägg fri från skadlig kod. Detta beror på att XLSX-tillägget inte kan lagra VBA-makrokoden. Den kan dock använda och lagra alla funktioner som används i Excel. Dessutom stöds det här tillägget av annan liknande programvara, vilket gör filer med detta tillägg tillgängliga i andra applikationer. Den största nackdelen med att använda XLSX-tillägget är att om vi vill köra filen i en version före Excel 2007 kan vi inte spara Excel-filen med detta tillägg.
XLS-tillägg i Excel
Som vi sa tidigare var Excel XLS-tillägg den mest populära typen av tillägg före Excel 2007. Senare ersattes den av XLSX. Således är XLS-tillägget nu nästan föråldrat, och vi använder eller ser inte detta tillägg längre. Tillägget används dock fortfarande, och många program och verktyg har fortfarande möjlighet att exportera data som XLS-filer. Den enda anledningen till att XLS-tillägget fortfarande finns i många program är att vissa personer kan behöva öppna en fil i Excel-versioner före 2007 (dvs. Excel 2003).
Eftersom Excel kan läsa det här tillägget kan vi använda vilken gammal fil som helst med denna tillägg i den nya Excel-versionen och fortsätta att arbeta med den. XLS-tillägget är standardfiltillägget från Excel version 2.0 till Excel version 2003. Det finns vissa nackdelar med att använda denna tillägg nuförtiden. Den kräver mer diskutrymme, kan innehålla skadlig VBA-kod och består av ett relativt litet antal rader och kolumner än de senaste tilläggen.
XLSM-tillägg i Excel
När vi inkluderar VBA makron i vår befintliga Excel-fil och försöker spara den, ser vi ett meddelande om att för att behålla VBA-makron måste vi spara en fil i tillägget XLSM. XLSM-tillägget är standardtillägget när det finns makron i en Excel-fil. Detta tillägg liknar XLSX-tillägget men med ytterligare stöd för makron.
Detta XML-baserade och makroaktiverade filtillägg fungerar bara i Excel 2007 och senare. Det betyder att vi inte kan använda detta tillägg i Excel före Excel 2007. Tillägget XLSM introducerades främst för att öka säkerheten för Excel-filer och skydda dem från skadliga makron och virus. Dessutom kan denna tillägg också lagra alla andra funktioner som används i Excel. Nackdelen med att använda XLSM-tillägg är att det kräver mer diskutrymme än andra filformat (som XLSB).
XLSB-tillägg i Excel
Tillägget XLSB är ett valfritt alternativ till tilläggen XLSX och XLSM för att spara Excel-filer. Denna speciella filtillägg är dock mycket snabbare än XLSX och XLSM när det gäller att öppna och spara Excel-filer. Det är därför tillägget XLSB främst används för stora filer (mer än 10 MB). Till skillnad från XLSX- och XLSB-tilläggen använder inte XLSB-tillägget XML-formatet för att lagra information. Istället använder den det binära formatet.
Bortsett från detta använder XLSB-tillägget jämförelsevis mindre diskutrymme eftersom data lagras i en binär struktur. Det här tillägget kan också lagra VBA-makron, och därför bör vi inte starta dessa filer om de laddas ner eller hämtas från otillförlitliga källor. Eftersom XLSB-tillägget introducerades med Excel 2007 kan vi inte öppna XLSB-filer i Excel 2003 och tidigare. Dessutom används inte tillägget XLSB i de flesta tredjepartsprogram (dvs. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg, etc.), så vi kanske inte kan öppna/exportera våra befintliga filer.
XLTX-tillägg i Excel
XLTX-tillägget används främst för Excel-mallar. Excel-mallar definieras vanligtvis som formaterade filer med olika stilar, funktioner och funktioner. På så sätt skapas mallar som klassificeras i separata sektioner och laddas ner från Excel. Dessutom kan vi skapa våra anpassade mallar och spara dem med XLTX-tillägget.
Denna speciella tillägg är fördelaktig när vi ofta börjar arbeta från en viss punkt för olika filer. Så om vi sparar just den punkten som en mall kan vi använda den här mallen som utgångspunkt för andra Excel-arbetsböcker varje gång. Dessutom kan vi använda kommandot 'Spara som' för att spara vårt arbete i en ny Excel-fil, och lämna originalfilen eller en mall intakt från ändringarna.
XLTM-tillägg i Excel
XLTM är ett annat tillägg som används för Excel-mallar. Detta tillägg är dock makroaktiverat, vilket gör att vi kan använda VBA-makron med mallar. Mer specifikt kan vi använda tillägget XLTM för att spara våra anpassade Excel-mallar med ytterligare makrostöd.
Å andra sidan kan vi använda dessa filer (Excel-mall med makro) som utgångspunkt för andra Excel-arbetsböcker som innehåller makron närhelst vi behöver dem.
XLAM-tillägg i Excel
XLAM-tillägget används främst för att spara tilläggsdata. Det här tillägget används inte ofta för allmänt bruk. De fungerar som tillägg, och när vi startar dessa filer kan de fungera effektivt i Excel. Det är viktigt att notera att XLAM-filer ger några ytterligare funktioner och funktioner att använda i Excel. Dessa filer hjälper oss särskilt att lägga till/utvidga funktionerna i Excel. De kan också inkludera VBA-makron, bilder, band och kalkylblad med formulär.
Filer med XLAM kan enkelt startas som vanliga Excel-filer. Eftersom dessa filer används för tillägg kan vi behöva aktivera alternativet Tillägg från Excel-inställningarna (Arkiv> Alternativ> Tillägg) om det är avstängt. Nästa gång vi öppnar Excel kommer vi alltså att se ytterligare funktioner för just det tillägget.
CSV-tillägg i Excel
CSV-tillägget (kommaseparerat värde) sparar vanligtvis en arbetsbok i vanlig text. Det betyder att den inte lagrar någon formel eller formatering i filer. Det här tillägget kan dock innehålla tabulatortecken, radbrytningar och andra tecken som ska tolkas korrekt på andra Windows-system. Dessutom sparar CSV-tillägget endast det aktiva arket.
Excel låter oss importera eller öppna CSV-filer direkt från själva Excel. Den huvudsakliga tillämpningen av CSV-filer involverar användningen av data för import och export uttryckligen. Därför stöder de flesta databasprogram detta tillägg så att vi kan importera/exportera data. Eftersom det här tillägget inte inkluderar formler och formatering är filstorleken vanligtvis liten. Detta gör det möjligt för oss att använda en stor mängd data. Dessutom kan vi använda obegränsade rader och kolumner. Excel-filer som sparas med CSV-tillägget fungerar mycket snabbare under öppnings- och stängningsprocessen.
ODS-tillägg i Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) är ett tillägg som är designat för att fungera med Excel och annan mjukvara som OpenOffice, LibreOffice, etc. När det kommer till Excel så stöder inte just detta tillägg alla funktioner och funktionalitet. Det är därför som ODS-tillägget inte används ofta. Denna tillägg är främst fördelaktig när vi vill dela vår Excel-fil med någon som arbetar med andra kontorsprogram.
Bortsett från detta, när vi tar emot en ODS-fil från någon och öppnar / exporterar den till Excel, kan vi se vissa problem med formatering och funktioner (som tabeller, diagram, villkorlig formatering och mer). Vanligtvis tappar vi formatering eller funktioner som Excel inte stöder, men OpenOffice gör det. ODS-tillägget kan dock lagra text och data på lämpligt sätt.
PDF-tillägg i Excel
Excel gör det också möjligt att spara ett kalkylblad i ett PDF-tillägg (portabelt dokumentformat). Även om detta tillägg är det minst populära i Excel, är det ibland det mest användbara. PDF-tillägget används främst när vi kan behöva dela det med andra eller skriva ut det på papper. Detta beror på att PDF bibehåller filens formatering och därför konverteras den inte automatiskt från ett system till ett annat. Dokument som sparats med PDF-formatet kan också enkelt reproduceras med kommersiella utskriftsmetoder, eftersom PDF:en bevarar formateringen.
gränssnitt vs abstrakt klass
Eftersom PDF-tillägget introducerades med Excel 2010 är det inte tillgängligt för användning i Excel 2007 och tidigare. Att öppna en PDF-fil i Excel kan dessutom orsaka vissa formateringsproblem eftersom det finns olika program för att öppna just detta filformat, till exempel Adobe Reader.
Hur kontrollerar jag Excel filtillägg?
Vi kan prova olika metoder för att kontrollera filtillägg för filer som sparats med Excel. De två enklaste metoderna för att kontrollera filtillägget diskuteras nedan:
Metod 1:
- Först måste vi öppna en plats (dvs en mapp) där filen sparas. Vi måste välja filen och högerklicka på den med musen.
- På nästa skärm måste vi klicka på ' Egenskaper alternativet längst ned i listan. Det ser ut så här:
- Efter det kommer vi att se ett Egenskapsfönster. Här kan vi kontrollera filtypen eller tillägget under ' Allmän fliken '. Se följande bild:
Metod 2
Förutom den traditionella metoden som diskuterats ovan kan vi också markera ' Filnamnstillägg ' rutan från ' Se fliken ' i filutforskaren. Detta kommer att visa filtilläggen med filnamnen i filutforskaren.
Konvertera Excel-filtillägg till andra format
Vi kan konvertera tillägget av en befintlig excel-fil till ett annat format genom att navigera genom Arkiv > Spara som i Excel. Vi kommer att se flera filformat i en rullgardinsmeny bredvid ' Spara som typ ' text. De tillgängliga formaten i listan kan dock variera beroende på typen av det aktiva arket (ett diagramblad, kalkylblad eller någon annan typ av ark).
Låt oss förstå detta på djupet med bilderna:
- Först måste vi öppna en fil som vi vill spara med ett annat tillägg. Vi kan öppna vilken befintlig fil som helst genom att gå till ' Fil ' och sedan klicka på alternativet ' Öppen ' från listan. Excel
- När filen har öppnats i Excel måste vi klicka på ' Fil ' fliken igen och välj ' Spara som ' alternativ från listan. Trots detta kan vi också använda korttangenten ' F12 ' för att snabbt starta dialogrutan 'Spara som'.
- I fönstret 'Spara som' får vi alternativen för att välja plats, ange filnamnet och välja filtyp (tillägg). Vi kan välja filtyp från rullgardinsmenyn, som visas i följande bild:
- Efter att ha slutfört föregående steg måste vi klicka på ' Spara '-knappen, och en ny fil med det valda filtillägget kommer att sparas på den valda platsen.
Obs: När vi ändrar eller sparar ett befintligt Excel-filtillägg i ett annat filformat, kanske en del av dess formatering, funktioner eller data inte alltid överförs.
Vilken filtillägg ska vi välja i Excel?
Det är viktigt att välja rätt tillägg för en Excel-fil; annars kan det uppträda fel. Det beror främst på användarens behov och vilken typ av data, funktioner eller formatering användaren vill använda i Excel-filen.
Följande är några användbara punkter för att välja den bästa filtypen för en Excel-fil:
- Om vi vill spara vår Excel-fil för att ta en papperskopia av den utan ytterligare redigering, rekommenderas det att välja PDF-versionen. Detta beror på att viss formatering kan ändras automatiskt efter utskrift när de sparas i andra filtillägg. Dessutom, när en PDF-fil har sparats med rätt formatering kommer den inte att ändras automatiskt vid utskrift. Dessutom är PDF-filer också svåra att redigera, så inga andra kan enkelt ändra data.
- Om en Excel-fil har VBA-makron och filstorleken är relativt stor, föreslås att du använder tillägget XLSB. Även om det inte finns någon användning av VBA-makron, men filstorleken är stor (mer än cirka 10 MB), bör vi välja tillägget XLSB. Dessutom, om en fil har VBA-makron och storleken är mindre än cirka 10 MB, är det bra att använda tillägget XLSM.
- Om det finns ett behov av att öppna och redigera en Excel-fil med annan populär programvara, föreslås det att du väljer ODF-tillägg eller strikt XLSX.
- Om vi vill spara en Excel-fil för att öppna den med andra versioner av Excel, till exempel Excel 2003 eller tidigare, måste vi välja XLS-tillägget. Detta tillägg stöds i den äldre versionen; funktionerna i de nya versionerna kommer dock inte att visas i de äldre versionerna.
Det här är några av de vanligaste formaten vi kan välja mellan. Det finns dock många fler alternativ som vi kan välja utifrån kraven.